Mikä on tikettijärjestelmä ja miten se toimii? 

Tikettijärjestelmä on välttämätön työkalu yrityksille, jotka haluavat tarjota yksilöllistä ja tehokasta asiakaspalvelua. Sen avulla asiakaspyynnöt voidaan hallita keskitetysti ja käsitellä nopeasti. Nopea ja sujuva tiketöinti parantaa asiakaskokemusta ja kasvattaa asiakasuskollisuutta.  

Mikä on tikettijärjestelmä? 

Tikettijärjestelmä on ohjelmisto, joka tehostaa asiakaspalvelua kokoamalla kaikki asiakasyhteydenotot yhteen. Tiketöintijärjestelmän avulla eri kanavista tulevat yhteydenotot voidaan käsitellä systemaattisesti ja ilman viivettä.

Järjestelmän avulla yritykset voivat priorisoida asiakaspalvelupyynnöt, seurata niiden etenemistä ja varmistaa, että jokainen asiakas saa nopean ja asiantuntevan vastauksen. 

Miten tikettijärjestelmä toimii? 

Tikettijärjestelmän perustoimintoihin kuuluu asiakaspalvelupyyntöjen vastaanottaminen eri kanavista, kuten sähköpostista, puhelimesta, chatista tai verkkolomakkeista. Järjestelmä luo jokaisesta pyynnöstä yksilöllisen tiketin, johon tallennetaan kaikki asiaankuuluvat tiedot, kuten viestit, aikaleimat ja vastuuhenkilöt.

Tämä keskitetty lähestymistapa mahdollistaa tehokkaan viestinnän, tehtävien jakamisen ja ongelmanratkaisun organisaation sisällä. Yrityksen osaajat voivat keskittyä osaamistaan vastaaviin palvelupyyntöihin ja tehtävien jakaminen tiimien kesken on sujuvaa. 

Miten tikettijärjestelmä tehostaa asiakaspalvelua? 

Tikettijärjestelmä on keskeinen työkalu yrityksille, jotka haluavat optimoida asiakaspalveluprosessejaan ja tarjota nopeampia, johdonmukaisempia vastauksia asiakkailleen. Sen avulla asiakaspalvelua voidaan hallita systemaattisesti, mikä parantaa tehokkuutta ja vähentää manuaalista työtä. Modernit tikettijärjestelmät tarjoavat useita ominaisuuksia, jotka auttavat asiakaspalvelutiimejä työskentelemään nopeammin ja tuottavammin. 

Monikanavainen asiakaspalvelu ja asiakaspalvelun keskittäminen 

Nykyaikaiset tikettijärjestelmät tukevat monikanavaista eli niin kutsuttua omnichannel asiakaspalvelua, jossa asiakkaiden yhteydenotot eri kanavista tuodaan yhteen järjestelmään. Tämä mahdollistaa saumattoman asiakaskokemuksen, sillä asiakas voi aloittaa keskustelun yhdessä kanavassa ja jatkaa sitä toisessa ilman tietojen katoamista. 

Line Carrierin Tikettiin on mahdollista liittää lisäpalvelukanavina myös muun muassa WhatsApp Business, SMS, Facebook, Slack, Jira tai X (ent. Twitter). 

Tikettien hallinta, automaattinen reititys ja priorisointi 

Tikettijärjestelmät tehostavat asiakaspalvelua automatisoimalla palvelupyyntöjen reitityksen ja priorisoinnin. Automaatio nopeuttaa vastausaikoja, vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että asiakaspalvelu toimii johdonmukaisesti. Järjestelmän kehittyvä automatiikka tukee jatkuvaa parantamista ja optimoi asiakaspalveluprosesseja.

Tämä tarkoittaa, että tiketit voidaan automaattisesti ohjata oikeille asiantuntijoille ilman manuaalista työtä. Esimerkiksi laskutukseen liittyvät yhteydenotot voidaan ohjata suoraan talousosastolle, kun taas tekniset tukipyynnöt päätyvät IT-tiimille. 

Tietämyskanta, valmiit vastauspohjat ja automaatio 

Tikettijärjestelmät sisältävät usein tietämyskannan, joka helpottaa asiakaspalvelijoiden työtä tarjoamalla valmiita vastauksia yleisimpiin kysymyksiin. Tämä nopeuttaa merkittävästi asiakaspalvelua, sillä palveluhenkilöstön ei tarvitse kirjoittaa samoja vastauksia uudelleen ja uudelleen. 

Lue myös artikkelimme “Tietämyskanta asiakaspalvelun tukena: nopeampia vastauksia, tyytyväisempiä asiakkaita” 

Asiakaspalvelun läpinäkyvyys ja seurattavuus 

Hajanaiset prosessit vaikeuttavat asiakaspalvelupyyntöjen seurantaa. Tikettijärjestelmä tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden kaikkien asiakaspalvelupyyntöjen etenemiseen. 

Raportointi ja suorituskyvyn analysointi 

Tikettijärjestelmät tarjoavat kattavat raportointityökalut, jotka mahdollistavat asiakaspalvelun tehokkuuden mittaamisen ja jatkuvan kehittämisen. Niiden avulla voidaan seurata palvelun nopeutta, asiakastyytyväisyyttä ja toistuvia ongelmia, mikä auttaa optimoimaan prosesseja ja parantamaan asiakaskokemusta. Esimerkiksi voidaan tarkastella keskimääräisiä tikettien käsittelyaikoja, asiakaspalautteita ja toistuvia ongelmia. 

Integraatiot muihin liiketoimintajärjestelmiin 

Tehokas asiakaspalvelu perustuu saumattomaan tiedonkulkuun eri järjestelmien välillä, mikä varmistaa asiakkaiden nopean ja yhtenäisen palvelukokemuksen. Tikettijärjestelmä voidaan integroida muihin liiketoimintatyökaluihin, kuten CRM- ja laskutusjärjestelmiin, jolloin asiakaspalvelijat saavat kattavan näkymän asiakkaan historiaan ja voivat tarjota entistä yksilöllisempää palvelua. Tikettijärjestelmät voidaan integroida asiakkuudenhallintajärjestelmiin (CRM), laskutusohjelmistoihin ja projektinhallintatyökaluihin. 

Parempi asiakaskokemus ja lisääntynyt asiakasuskollisuus 

Lopulta kaikki tikettijärjestelmän tarjoamat edut – nopeampi reagointi, selkeä viestintä, automaattinen reititys, tietämyskanta ja analytiikka – johtavat parempaan asiakaskokemukseen. Asiakkaat arvostavat nopeita ja selkeitä vastauksia sekä sitä, että heidän asiansa käsitellään johdonmukaisesti. 

Lue miten Scandia Rent tehosti asiakaspalveluprosessinsa hallintaa tiketöinnin avulla 

Kun asiakaspalvelu toimii tehokkaasti ja vastaa asiakkaiden tarpeisiin ilman tarpeettomia viiveitä, se vahvistaa asiakasuskollisuutta ja parantaa yrityksen mainetta. Tikettijärjestelmä ei siis ole pelkästään tekninen työkalu, vaan se on olennainen osa yrityksen asiakaskokemuksen hallintaa ja kilpailuetua. 

Investoimalla nykyaikaiseen tikettijärjestelmään yrityksesi voi paitsi optimoida sisäisiä prosessejaan, myös varmistaa, että asiakaspalvelunne on kilpailukykyistä ja vastaa tämän päivän asiakkaiden odotuksiin. 

Haluaisitko kuulla tarkemmin, miten tiketöinti voisi tehostaa teidän asiakaspalveluanne?