Microsoft Teams ei ole pelkkä etäpalaverisovellus

Artikkelit

Konferenssipuheluiden lisäksi MS Teamsissa yhdistyvät monipuoliset tiimityötoiminnot, chat-viestit, tiedostojen hallinta ja sovellusintegraatiot.

Pitkän työuran telealalla tehneellä Marko Mäkisellä on käytännön kokemusta MS Teamsin monista mahdollisuuksista. Mäkinen toimii liiketoimintajohtajana Line Carrierissa, joka on erikoistunut yritysten yhteydenpitopalveluihin ja Microsoft-tuotteisiin.

– Line Carrierissa minua kiinnosti organisaation vahva tekemiseen keskittynyt kulttuuri ja se että henkilökunnasta huokuu halu saada yritys menestymään. Asiakasta kuunnellaan ja heille rakennetaan innovatiivisia ja räätälöityjä ratkaisuja. Mielenkiintoista on myös Line Carrierin keskittyminen puhtaasti yrityssegmenttiin sekä laaja kumppaniverkosto, Mäkinen kertoo.

Yrityksen palveluihin kuuluu Microsoft Teamsiin integroitu tiimityöskentely- ja puhelinjärjestelmäpalvelu. Haastattelussamme Mäkinen kertoo hiukan siitä, miten yritysten viestintää voidaan tehostaa MS Teamsin avulla.

Line Carrier Voice for MS Teams yhdistää Teamsin sisäiset viestintäominaisuudet puhelinvaihteeseen, jolloin yrityksen kaikki viestintä voidaan hoitaa yhdessä paikassa

”Line Carrier Voice for MS Teams laajentaa Teamsin toimivuutta sisäisestä viestinnästä myös ulkoiseen, jolloin yrityksen kaikki viestintä voidaan hoitaa yhdessä paikassa.”
– Microsoft Teams -sovellus on kehittynyt joustavaksi ryhmätyösovellukseksi, jonka avulla kommunikointi ja tiimityö on helppoa. Line Carrier Voice for MS Teams laajentaa Teamsin toimivuutta sisäisestä viestinnästä myös ulkoiseen, jolloin yrityksen kaikki viestintä voidaan hoitaa yhdessä paikassa.

Microsoft Teamsista globaali työympäristö koko Wihuri-konsernille

Yksi palvelun tyytyväisistä käyttäjistä on monialakonserni Wihuri.

Kauppaa ja teollisuutta harjoittava Wihuri työllistää noin 5200 henkilöä ja toimii kansainvälisesti yli 30 maassa. Line Carrier Voicen avulla rakennettiin globaali työympäristö koko konsernille.

– Lähtötilanteessa Wihurilla oli perinteisempi puhelinjärjestelmä, johon kaivattiin uudempaa teknologiaa ja kustannustehokkuutta. Yrityksessä oli jo Microsoft Teams-ryhmätyösovellus, jota haluttiin hyödyntää tehokkaammin. Ratkaisu löytyi Line Carrierin Voice for MS Teams -palvelusta, jonka avulla pystyttiin korvaamaan vanha puhelinjärjestelmä ja luotiin globaali työympäristö koko konsernille, Mäkinen kertoo.

Line Carrier täydensi Teams-ratkaisua omilla pilvipalveluillaan, joista tuotettiin tarvittavat lisäominaisuudet kuten puhelunvälittäjän työkalut, kansainvälinen numerointi, puheluiden tallentamisen mahdollisuus ja selkeä raportointi.

Projekti kattoi kaiken kaikkiaan yhdeksän Euroopan maata ja useita toimipisteitä Suomessa.

– Pieniä haasteita projektiin tuli tarvittavien tietojen saamisesta eri maiden paikallisoperaattoreilta sekä koronapandemia, joka muutti aikatauluja projektin aikana, Mäkinen kertoo.

Teams-palavereita pidettiin parhaimmillaan yli kymmenen viikossa, jotta pysyttiin aikataulussa ja saatiin usean maan käyttöönotto toteutettua saman viikon aikana. Käyttöönotot tehtiin myöhään illalla ja näin varmistettiin häiriötön toiminta käyttäjille palvelujen yliheiton aikoina.

Myös Line Carrierin tiimi pääsi projektin aikana oppimaan uutta. Mäkinen kertoo, että projekti opetti uudenlaisiin toimintatapoihin kuten palavereiden pitämiseen ja kommunikointiin Teamsin ja puhelinyhteyksien välityksellä fyysisten tapaamisten sijasta.

Skaalautuva MS Teams-viestintäratkaisu sopii monenlaisille yrityksille


Uusien työkalujen käyttöönotto vaatii työyhteisöltä aina hieman totuttelua, mutta Teams on monelle jo valmiiksi tuttu.

– Line Carrier Voice for MS Teamsin ehdoton vahvuus on se, että jos sitä käytetään myös puhelinvaihteena, vaihteenhoitajien ei tarvitse opetella minkään uuden sovelluksen käyttöä. Teams on suurelle osalle jo tuttu entuudestaan, ja vaikka siihen liitetään puheominaisuudet, on käyttö erittäin yksinkertaista.

Mäkisen mukaan Voice for MS Teamsin ulossoitto on yhtä helppo kuin monelle entuudestaan tutut sisäpuhelut.

– Ulossoiton avulla on mahdollista olla yhteydessä myös muihin kuin Teams-käyttäjiin ja asiakkaat pystyvät soittamalla Teamsiin liitettyihin lankanumeroihin soittamaan suoraan sinulle Teamsiin. Myös yrityksellä entuudestaan olevat lankanumerot on helppo liittää Voice for MS Teams-ratkaisuun, Mäkinen kertoo.

Työskentelystä tulee sujuvampaa, kun välivaiheita päästään automatisoimaan

– Voice for MS Teamsin käytössä puhelinvaihteena on myös se etu, ettei tarvitse erikseen muistaa laittaa puhelinvaihdetta pois päältä esimerkiksi palaverien ajaksi, vaan Voice for MS Teams hoitaa tämän automaattisesti. Kun saapuu aamulla töihin, ei tarvitse muistaa laittaa vaihdetta päälle, vaan puhelut alkavat tulla automaattisesti perille kun käyttäjä kirjautuu koneelle.

– Isoissa organisaatioissa Teamsin soittoryhmien hallinnointi on helppoa, sillä ryhmät voidaan rakentaa AD:n (käyttäjätietoryhmä) ryhmiin perustuen, jolloin ryhmän jäsenet muuttuvat automaattisesti, kun AD:ssa jäseniä muutetaan.

Millaisille organisaatioille Line Carrier Voice for MS Teams sopii?

– Line Carrierin Voice for MS Teams-ratkaisu on hyvin skaalautuva, eli sopii niin pienille yrityksille kuin Wihurin kaltaiselle isommallekin organisaatiolle, Mäkinen kertoo.

Myös muissa Microsoftin tuotteissa piilee mahdollisuuksia.

– Tulevaisuudessa tavoitteemme on tehdä vielä tiiviimpää yhteistyötä Microsoftin kanssa, vieden muitakin Line Carrierin SaaS-palveluja osaksi Microsoft-ekosysteemin tarjoamia, Mäkinen kertoo.

Artikkeli julkaistu ite wikissa 17.8.2021.